Naam: Christelijke Korfbalvereniging SGV
Adres: Sportlaan 9, Culemborg
Email: bestuur@sgvkorfbal.nl
Dit is de privacyverklaring van Korfbalvereniging SGV. Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. En wij verwerken onder andere persoonsgegevens van onze leden, vrijwilligers en ouders van onze leden. Daarom vinden wij het van belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring kunt u lezen welke persoonsgegevens wij verwerken en waarvoor. Ook staat beschreven hoe wij omgaan met onze website en social media. Tevens staat in de privacyverklaring opgenomen welke rechten u heeft. Mocht u vragen hebben of uw rechten willen uitoefenen dan kunt u contact opnemen via bestuur@sgvkorfbal.nl.
1 Introductie
1.1. Doeleinden gegevensverwerking
SGV verwerkt persoonsgegevens om de vereniging draaiende te houden, contributie te innen, informatie te verspreiden en leuke activiteiten te organiseren. Meestal zal het gaan om NAW-gegevens, emailadressen en beeldmateriaal. Wij verwerken enkel de noodzakelijke gegevens en indien nodig vragen wij uw toestemming. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.
1.2. Wettelijke verplichtingen
SGV is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en is hiermee wettelijk verplicht om voorzichtig om te gaan met uw persoonsgegevens. Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Wij zullen uw gegevens verwijderen indien u geen lid meer bent en niet langer verbonden wilt blijven aan de vereniging. Commissies verwijderen de verzamelde persoonsgegevens na een jaar.
2 Gebruik van persoonsgegevens
2.1. Ledenadministratie
Voor uw inschrijving en gedurende uw lidmaatschap verwerken we een aantal persoonsgegevens van u. Dit is van belang voor onze ledenadministratie en de dagelijkse gang van zaken op de vereniging:
- naam, voornamen, voorletters, achternaam, geslacht, geboortedatum, adres, telefoonnummers, e-mailadres(sen), en soortgelijke voor communicatie bedoelde gegevens, lidmaatschapsnummer KNKV, alsmede bank- en girorekeningnummer (IBAN) van de betrokkene.
- Registratie van gegevens betreffende de aard en het verloop van de sport, alsmede de behaalde resultaten.
- Gegevens met het oog op de organisatie van de vereniging en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen, opleidingen, cursussen.
- Gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van de contributie, lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen, reiskosten en activiteiten buiten de vereniging.
- Noodzakelijke gegevens van de ouders, voogden of verzorgers van het jeugdlid, gedacht kan worden aan een noodnummer.
- Beeldmateriaal ten behoeve van de website en social media en promotiedoeleinden.
In tabel in de bijlage kunt u snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van u verzamelen, hoelang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen.
2.2. Minderjarigen
Indien u zich als minderjarige wenst te registreren, dient u hiertoe expliciete toestemming van uw ouder of voogd te overleggen.
2.3. Maken van foto´s en opnames
Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie of daarbuiten mogen privé foto’s en opnames gemaakt worden door leden en/of ouders, verzorgers van jeugdleden, publiek, trainers, sponsoren en overige betrokkene. Voor zover de foto’s en opnamen alleen voor eigen gebruik zijn bedoeld gelden geen nadere bepalingen. SGV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor foto’s of opnames die gemaakt en/of verwerkt zijn door derden.
Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie of daarbuiten mogen foto´s en opnames gemaakt worden met publicatiedoeleinden. Voor het publiceren van beeldmateriaal wordt toestemming gevraagd aan de betrokkene(n).
Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden opnames te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnames worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Voor ander gebruik wordt vooraf toestemming gevraagd.
Voor foto’s en opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op de besloten Facebook wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen. Mocht er materiaal gepubliceerd worden van activiteiten van de feestcommissie, dan zal vooraf toestemming gevraagd worden aan alle betrokkene zichtbaar op het materiaal.
2.4. Gebruik website
Korfbalvereniging SGV te Culemborg beheert de website www.sgvkorfbal.nl.
De website heeft ten doel informatie te verstrekken over onze korfbalvereniging. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van (jeugd)-leden, externe contacten, sponsoren en belangstellenden.
Bij bezoek van de website registreren cookies uw gegevens. De gegevens over de gebruiker worden verzameld zodat de applicatie de dienst kan verstrekken.
2.5. Nieuwsbrief
Wij gebruiken uw emailadres voor de nieuwsbrief. Via de nieuwsbrief blijft u op de hoogte van de activiteiten, handelingen van het bestuur, barroosters, schoonmaakroosters, trainingen en andere informatie.
2.6. Commissies
Meldt u zich aan voor één van de activiteiten die een commissie organiseert dan zal deze commissie de benodigde gegevens van u verwerken. Meestal slechts een naam en e-mail adres om u in te schrijven voor de activiteit en op de hoogte te houden.
Enkele commissies organiseren activiteiten voor derden, denk aan de familiedag en het schoolkorfbaltoernooi. Zij verwerken voor de organisatie de benodigde gegevens.
De commissieleden staan vermeld op de website indien toestemming is gekregen van het betreffende commissielid.
2.7. Kamp
Jaarlijks organiseert SGV een kamp. Ook hiervoor worden de benodigde gegevens verwerkt.
3 Gegevensverstrekking
3.1. Derden
Zonder uw toestemming verstrekt de vereniging uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst die de vereniging met u heeft, tenzij de vereniging wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden. Alle leden worden aangemeld/ingeschreven bij de Koninklijk Nederlands korfbalverbond (K.N.K.V.) met de volgende gegevens: voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht, adres, telefoonnummers, emailadressen, IBAN en de woonplaats.
Uit hoofde van hun functie binnen SGV hebben betrokken leden de mogelijkheid om een (beperkte) digitale ledenlijst op te vragen aan de ledenadministratie, welke slechts in het belang van de vereniging en spel zal worden gebruikt.
Daarnaast is het mogelijk dat de vereniging op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht wordt bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek. SGV zal in deze gevallen uitsluitend gegevens verstrekken als duidelijk is dat een wettelijke verplichting tot verstrekking bestaat.
3.2. Sportlink
Sportlink verzamelt en verwerkt gegevens als verwerker in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens in opdracht van de desbetreffende sportbond en/of vereniging waarbij SGV zich heeft aangemeld. Eveneens doet Sportlink de totale beheer van de ledenadministratie voor SGV. Voor meer informatie verwijzen wij u naar het ‘Privacybeleid Sportlinked’.
3.3. Verwerker
Uw gegevens worden zonder uw toestemming niet verstrekt aan derden behalve als dit een verwerker is van SGV, zoals een ICT-leverancier van ons of een administratiekantoor. Indien deze derde kwalificeert als een verwerker, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst af met deze partij, zodat uw privacy beschermd is.
4 Verplichtingen SGV
4.1. Beveiliging
SGV respecteert de privacy van iedere betrokkene en draagt er zorg voor dat persoonsgegevens vertrouwelijk en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens. SGV spant zich verder naar redelijkheid in haar systemen te beveiligen tegen verlies en/of tegen enige vorm van onrechtmatig gebruik of verwerking en maakt daarbij gebruik van passende technische en organisatorische maatregelen, waarbij onder meer rekening wordt gehouden met de stand van de techniek. Wij maken geen gebruik van geautoriseerde besluitvorming en geven geen persoonsgegevens door buiten de EER.
4.1.1. Beveiliging website
De website van SGV wordt onder andere beschermd door de volgende maatregelen:
- Een geldig SSL-certificaat zodat uw gegevens versleuteld zijn als u de pagina bezoekt. Dit is te herkennen aan het slotje in de adresbalk.
- Een wekelijkse, dagelijkse en maandelijkse back-up van alle gegevens op de website, om eventueel verlies van gegevens te voorkomen.
Tevens maakt de website gebruik van cookies. Hier wordt u voor gewaarschuwd door middel van een pop-up op de website.
4.1.2. Links naar andere websites
De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van de vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. De vereniging raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.
4.2. Verantwoordingsplicht
Om te voldoen aan onze verantwoordingsplicht houden wij registers bij van verwerkingen en eventuele datalekken.
4.3. Rechten betrokkene
U heeft recht op inzage correctie, verwijdering van uw gegevens (tenzij de vereniging op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. Tevens heeft u het recht op beperking van de gegevensverwerking, recht op verzet tegen de gegevensverwerking en het recht op het verkrijgen van uw gegevens in elektronische vorm.
Indien u een van uw rechten wilt uitoefenen vragen wij u schriftelijk (mag ook per mail) een verzoek te doen. Onderaan de verklaring kunt u vinden waar u een verzoek kunt indienen. Wij streven ernaar om binnen vier weken te reageren op uw verzoek. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal de vereniging deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van de vereniging hebben ontvangen.
4.4. Klachten
Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
4.5. Wijziging van het privacybeleid
De vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van onze Privacyverklaring worden opgenomen. De vereniging raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de vereniging er alles aan doen u per e-mail en via de website te informeren.
Contact
Indien u gebruik wilt maken van een van uw rechten, opmerkingen of vragen heeft kunt u contact opnemen met de secretaris van Korfbalvereniging SGV.
Secretaris: bestuur@sgvkorfbal.nl
Eerste versie: 22 november 2018
| Doel | Welke persoonsgegevens | Grondslag | Bewaartermijn | Ontvangers |
| Onderzoeken of u lid kan worden en het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst. | · Voornaam· Achternaam· Adres· Geboortedatum· Telefoonnummer· E-mailadres | Uitvoering van de overeenkomst | Indien u lid wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst. Indien u geen lid wordt worden uw gegevens zo snel als mogelijk verwijderd binnen 6 maanden | · Ledenadministratie |
| Administratie | · Voornaam· Achternaam· Adres· Telefoonnummer· E-mail adres· pasfoto· Bankgegevens· Betaalgegevens | Uitvoering van de overeenkomst | Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar. | · Penningmeester· Secretariaat· Ledenadministratie |
| Het verrichten en versturen van aankopen | · Voornaam· Achternaam· (Kleding)maat | Uitvoering van de overeenkomst | Gedurende de looptijd van de overeenkomst. | · Sponsorcommissie· Kledingcommissie |
| Versturen digitale berichten, waaronder roosterdiensten en plaatsen van foto’s/video | · Voornaam· Achternaam· E-mailadres· foto/video | Toestemming | Zolang als men aangemeld is. | · Webredactie· Bestuur· Technische commissie |
| Ter benadering na beëindiging lidmaatschap. Bijvoorbeeld voor een reünie of bijzondere gebeurtenis. | · Voornaam· Achternaam· Adres· Telefoonnummer· E-mailadres | Toestemming | Zolang als de toestemming niet is ingetrokken. | · Bestuur· Ledenadministratie· Jubileumcommissie |